На 5-дневной командировке опытный сотрудник способен «заработать» $100-200

Многие предприятия и не подозревают, какой сюрприз им может привезти вернувшийся из командировки сотрудник в случае встречной проверки командировочных документов налоговой. И все из-за безобидного, на первый взгляд, желания сэкономить на проживании в гостинице.

Опытный сотрудник, часто бывающий в разъездах, способен «заработать» на 5-дневной командировке (семинар, круглый стол, конференция т. д.) от $100 до $200. И дело здесь не в суточных (питание и мелкие расходы), под которые, собственно, и подходит понятие «сэкономить», а в средствах, выделенных на проживание.

Схема действует следующим образом. Компания, отправляя работника в командировку, выделяет ему 50–100 грн. суточных на пропитание, проезд и пр. и 200–250 грн. на проживание в гостинице, строго-настрого требуя квитанции за эти расходы.

Сотрудник же вместо того, чтобы поселиться в гостинице и жить без стеснений за счет фирмы, договаривается с ее администрацией об оформлении фиктивных документов на проживание за определенную плату.

Стоимость такого оформления составляет, как правило, 10–15% от суммы, потраченной на проживание, часто 80–150 грн. Конечно, найти гостиницу, в которой бы персонал согласился рисковать рабочим местом, будет непросто. Но подготовиться можно уже перед отъездом, предварительно созвонившись из пункта выезда. Отдельные «предприниматели» предлагают даже услуги по оформлению командировочных как на свое место проживания, так и на гостиницы за те же 10-15% - главное, чтобы отель был не 5-звездочным. Кроме того, такой вариант возможен лишь в том случае, если у командированного есть где остановиться: друзья, родственники, знакомые. Иначе придется найти еще и общежитие стоимостью 15-40 грн. за койко-место в 5-местной комнате без удобств.

Впрочем, даже подобные хлопоты принесут 800 грн., если от 1000 грн., выделенных предприятием на проживание, вычесть 100 грн. за оформление фиктивных документов в гостинице и 200 грн. - за фактическое проживание в общежитии 5 дней. Для того чтобы у начальства не возникло подозрений в мошенничестве, бывалые командированные замечают, что к выданной с печатью квитанции можно приложить еще и чек. «О выдаче чека можно договориться за 50 грн. в мастерской по ремонту кассовых аппаратов,- рассказал изданию «СЕЙЧАС» один из экспертов, по понятным причинам пожелавший остаться неназванным. – Как правило, такой чек на предприятии не требуют, однако цифры внушают особое доверие, если в чеке прописана отдельно каждая статья: проживание - 150 грн., пользование утюгом – 20 грн., пользование холодильником – 30 грн. и т. д.».

Достаточна простая и безобидная схема устраивает, похоже, всех. Предприятию, думает сотрудник, все равно, за что платить, сам же он благодаря «экономии» доволен поездкой, да и в гостинице остается лишний свободный номер. Конечно, договорившимся придется посидеть на иголках, и здравый рассудок подсказывает, что небольшая сумма все же не стоит хлопот, переживаний и рисков. Однако хуже всего то, что пострадать может именно та сторона, которая отправляла в командировку своего работника и не знала о сговоре.

Документальное подтверждение командировочных расходов предприятию нужно для того, чтобы возместить сотруднику деньги и доказать налоговой, что это не зарплата и не подарок, а расходы, связанные с хозяйственной деятельностью предприятия. Иначе бы компании и сотруднику пришлось платить подоходный налог, социальные взносы, отчисления в ПФ и пр.

Вполне настоящая на вид квитанция с номером и печатью все же может принести хлопоты, если при встречной проверке налоговой администрация гостиницы не подтвердит ее выдачу.

Как правило, об оформлении квитанции о проживании командированным приходится договариваться с менеджерами на ресепшне, оставляя в неведении администрацию и бухгалтерию. Поскольку квитанция не несет статус строгой отчетности, в случае запроса и разбирательства администрация может ограничиться ответом о ее утере, без каких-либо штрафных санкций. Более того, руководство гостиницы может смело сказать, что квитанция была уничтожена. Это касается и корешков, и дубликатов, и товарных чеков. Менеджер, выписавший квитанцию, таким образом выйдет сухим из воды, сославшись на утерю. Администрация может применить санкции лишь в случае открытого нарушения им должностных обязанностей, скажем, если квитанция выписана на номер, в котором проживал другой постоялец.

Как результат, квитанция, принятая в отчетность предприятия, отправлявшего сотрудника в командировку, будет считаться фальшивой, а значит, 1000 грн. отнесут к затратам предприятия. С них будет снят налог на прибыль 250 грн., что уже считается укрывательством от налогов, плюс 170 грн. НДС, если квитанция предполагала НДС. Для налоговой командировочные расходы превращаются в доход сотрудника. Другими словами, в случае неподтверждения гостиницей факта проживания в ней сотрудника командировочные расходы посчитают сфабрикованными. Как из зарплаты, из суммы вычтут подоходный налог, социальные отчисления, ПФ и пр.

Очевидно, что такого рода неприятные разбирательства несравнимы с санкциями предприятия относительно горе-сотрудника.

Судебное разбирательство предприятия с отелем вряд ли принесет удовлетворение. Более того, для компании более опасным может стать поворот событий, если командированный останавливался в частной квартире, принадлежащей ЧП. Частное предприятие может оказаться фиктивным (его еще называют «бабочкой») и доказать командировочные расходы не удастся.

Единственным способом уберечь предприятие от неприятностей, связанных с махинациями «экономных» сотрудников, остается работа по безналичному расчету. «Сложно сказать, какое количество командированных пользуются такими схемами и тем более, если они останавливаются в квартирах ЧП,- прокомментировал изданию «СЕЙЧАС» председатель правления Общественного совета Украины по туризму и курортам Евгений Самарцев. - Дело даже не в том, что таким образом работник обманывают свое предприятие. В целях безопасности прежде чем оправлять кого-то в командировку, проживание стоило бы оплатить по безналичному расчету. Тем более что при определенном объеме заказов компании могут договориться с гостиницами о корпоративном пакете, предполагающем скидки».